استخدام صندوق بريد مشترك مع Delos في Outlook
يمكنك أن تطلب من مساعد Delos (إضافة Outlook) العمل على صندوق بريد مشترك لفريقك (facturation@ وsupport@ وclients@…): قراءة الرسائل والبحث فيها، وإعداد الردود وإعادة توجيه الرسائل من ذلك الصندوق.
المتطلبات المسبقة
| الجهة | المطلوب |
|---|---|
| مسؤول Microsoft 365 | ينشئ صندوق البريد المشترك ويمنح المستخدم وصولًا كاملًا (Full Access). |
| مسؤول Microsoft 365 | يمنح إذن «الإرسال باسم» (Send As)، وهو مطلوب فقط للإرسال من الصندوق. |
| مؤسسة Delos | يجب تفعيل صناديق البريد المشتركة للمؤسسة: اطلب ذلك من دعم Delos. |
| المستخدم | يعيد ربط Outlook في Delos بعد تفعيل الخيار (الإعدادات › عمليات التكامل). |
قد يستغرق سريان أذونات Microsoft ما يصل إلى ساعة واحدة.
1. إضافة صندوق البريد المشترك في Outlook على الويب
- افتح الإعدادات (رمز الترس) › الحساب › تمت مشاركته معي › + إضافة.
- أدخل عنوان صندوق البريد المشترك، ثم انقر على إضافة.
- يظهر الصندوق في القائمة.
- يظهر ضمن مجلداتك، أسفل صندوق بريدك الشخصي.
طريقة أخرى: انقر بزر الماوس الأيمن على اسمك في قائمة المجلدات › إضافة مجلد أو صندوق بريد مشترك.
قد تختلف تسميات نافذة الإضافة قليلًا بحسب إصدار Outlook لديك.
2. استخدام صندوق البريد المشترك مع مساعد Delos
افتح Delos من صندوق بريدك الشخصي واذكر دائمًا العنوان الدقيق لصندوق البريد المشترك. لا يمكن للمساعد تخمينه: إذا لم تذكر العنوان، فسيعمل على صندوق بريدك الشخصي.
أمثلة على الطلبات:
- «نعمل على صندوق البريد المشترك support@entreprise.fr، هل يمكنك التحقق من وجود طلبات لم يُردّ عليها؟»
- «ما الرسائل التي وصلت هذا الأسبوع إلى facturation@entreprise.fr؟»
- «ابحث في clients@entreprise.fr عن المراسلات مع Maison Verdier بشأن التجديد».
- «حضّر ردًا على متابعة Atelier Morel من facturation@entreprise.fr».
- «أعِد توجيه هذا البريد إلى compta@entreprise.fr من صندوق الفوترة».
فرز صندوق بريد الدعم
فرز صندوق بريد الفوترة وتنظيمه
إعداد رد
العثور على مراسلة
تُظهر لقطات الشاشة هذه بيانات افتراضية.
معلومات مهمة
- تُنشأ الردود وعمليات إعادة التوجيه بوصفها مسودات في مجلد المسودات بصندوق البريد المشترك. وتُرسل باسم الصندوق، وليس من عنوانك الشخصي.
- افتراضيًا، لا يرسل المساعد أي شيء: تراجع المسودة ثم تنقر على إرسال. للسماح له بالإرسال، فعّل رمز الطائرة الورقية أسفل منطقة الإدخال (يتطلب إذن «الإرسال باسم»).
استكشاف الأخطاء وإصلاحها
| الرسالة | السبب | الحل |
|---|---|---|
| Outlook: «You don't have permission to add this account» | لا يملك المستخدم وصولًا كاملًا إلى هذا الصندوق. صلاحية المسؤول وحدها لا تكفي. | يمنح مسؤول Microsoft 365 وصولًا كاملًا، ثم انتظر ما يصل إلى ساعة. |
| المساعد: «لا يمكنني الوصول إلى صندوق البريد…» | الوصول الكامل غير ممنوح، أو صناديق البريد المشتركة غير مفعّلة / لم يُعد ربط Outlook في Delos. | تحقق من المتطلبات المسبقة، ثم أعِد ربط Outlook في Delos. |
| المساعد: «العنوان غير موجود» | خطأ مطبعي في العنوان. | انسخ العنوان الدقيق من Outlook. |
| رُفض الإرسال | إذن «الإرسال باسم» غير ممنوح. | يضيف مسؤول Microsoft 365 هذا الإذن. |