Utiliser une boîte mail partagée avec Delos dans Outlook

Vous pouvez demander à l'assistant Delos (add-in Outlook) de travailler sur une boîte partagée de votre équipe (facturation@, support@, clients@…) : lire, chercher, préparer des réponses et transférer depuis cette boîte.

Prérequis

Qui	Quoi
Administrateur Microsoft 365	Crée la boîte partagée et donne à l'utilisateur l'accès complet (Full Access).
Administrateur Microsoft 365	Donne l'autorisation « Envoyer en tant que » (Send As), uniquement pour envoyer depuis la boîte.
Organisation Delos	Les boîtes partagées doivent être activées pour l'organisation : à demander au support Delos.
Utilisateur	Reconnecte Outlook dans Delos une fois l'option activée (Paramètres › Intégrations).

Les droits Microsoft peuvent mettre jusqu'à 1 heure à s'appliquer.

1. Ajouter la boîte partagée dans Outlook web

Ouvrez Paramètres (engrenage) › Compte › Partagé avec moi › + Ajouter.
Saisissez l'adresse de la boîte partagée, puis cliquez sur Ajouter.
La boîte apparaît dans la liste.
Elle s'affiche dans vos dossiers, sous votre propre boîte.

Autre méthode : clic droit sur votre nom dans la liste des dossiers › Ajouter un dossier ou une boîte aux lettres partagée.

Les libellés exacts de la fenêtre d'ajout peuvent varier légèrement selon votre version d'Outlook.

2. Utiliser la boîte partagée avec l'assistant Delos

Ouvrez Delos depuis votre propre boîte et donnez toujours l'adresse exacte de la boîte partagée. L'assistant ne la devine pas : sans adresse, il travaille sur votre boîte personnelle.

Exemples de demandes :

« On est sur la boîte partagée support@entreprise.fr, tu peux checker s'il y a des demandes restées sans réponse ? »
« Qu'est-ce qui est arrivé cette semaine dans facturation@entreprise.fr ? »
« Retrouve dans clients@entreprise.fr les échanges avec Maison Verdier sur le renouvellement. »
« Prépare une réponse à la relance de l'Atelier Morel depuis facturation@entreprise.fr. »
« Transfère ce mail à compta@entreprise.fr depuis la boîte facturation. »

Trier une boîte de support

L'assistant liste 3 demandes sans réponse dans la boîte support Réponse et transfert préparés en brouillon

Trier et ranger une boîte de facturation

Mails de la semaine dans la boîte facturation Mail rangé dans un dossier et transfert préparé

Préparer une réponse

Réponse préparée dans les Brouillons de la boîte partagée

Retrouver un échange

Recherche d'un échange dans la boîte clients Réponse préparée dans la boîte clients

Ces captures montrent des données fictives.

Ce qu'il faut savoir

Les réponses et transferts sont créés en brouillon dans le dossier Brouillons de la boîte partagée. Ils partent au nom de la boîte, pas de votre adresse personnelle.
Par défaut, l'assistant n'envoie rien : vous relisez puis cliquez sur Envoyer. Pour le laisser envoyer, activez l'avion en papier sous la zone de saisie (nécessite « Envoyer en tant que »).

Dépannage

L'assistant indique qu'il n'a pas accès à la boîte

Message	Cause	Solution
Outlook : « You don't have permission to add this account »	L'utilisateur n'a pas l'accès complet à cette boîte. Être administrateur ne suffit pas.	L'admin Microsoft 365 donne l'accès complet, puis attendre jusqu'à 1 h.
Assistant : « Je n'ai pas accès à la boîte… »	Accès complet manquant, ou boîtes partagées non activées / Outlook non reconnecté dans Delos.	Vérifier les prérequis, puis reconnecter Outlook dans Delos.
Assistant : « l'adresse n'existe pas »	Faute de frappe dans l'adresse.	Recopier l'adresse exacte depuis Outlook.
Envoi refusé	Droit « Envoyer en tant que » manquant.	L'admin Microsoft 365 ajoute ce droit.