Ein freigegebenes Postfach mit Delos in Outlook verwenden

Sie können den Delos-Assistenten (Outlook-Add-in) bitten, mit einem freigegebenen Postfach Ihres Teams (facturation@, support@, clients@ …) zu arbeiten: Nachrichten lesen und suchen, Antworten vorbereiten und Nachrichten aus diesem Postfach weiterleiten.

Voraussetzungen

Wer	Was
Microsoft-365-Administrator	Erstellt das freigegebene Postfach und erteilt dem Benutzer Vollzugriff (Full Access).
Microsoft-365-Administrator	Erteilt die Berechtigung „Senden als“ (Send As), die nur zum Senden aus dem Postfach nötig ist.
Delos-Organisation	Freigegebene Postfächer müssen für die Organisation aktiviert sein: Wenden Sie sich dazu an den Delos-Support.
Benutzer	Verbindet Outlook erneut in Delos, sobald die Option aktiviert wurde (Einstellungen › Integrationen).

Es kann bis zu einer Stunde dauern, bis Microsoft-Berechtigungen wirksam werden.

1. Freigegebenes Postfach in Outlook im Web hinzufügen

Öffnen Sie Einstellungen (Zahnrad) › Konto › Für mich freigegeben › + Hinzufügen.
Geben Sie die Adresse des freigegebenen Postfachs ein und klicken Sie auf Hinzufügen.
Das Postfach erscheint in der Liste.
Es erscheint unter Ihrem eigenen Postfach in der Ordnerliste.

Alternativ: Klicken Sie in der Ordnerliste mit der rechten Maustaste auf Ihren Namen › Freigegebenen Ordner oder freigegebenes Postfach hinzufügen.

Die genauen Bezeichnungen im Fenster zum Hinzufügen können je nach Outlook-Version leicht abweichen.

2. Freigegebenes Postfach mit dem Delos-Assistenten verwenden

Öffnen Sie Delos aus Ihrem eigenen Postfach und geben Sie immer die genaue Adresse des freigegebenen Postfachs an. Der Assistent kann sie nicht erraten: Ohne Adresse arbeitet er mit Ihrem persönlichen Postfach.

Beispiele für Anfragen:

„Wir arbeiten im freigegebenen Postfach support@entreprise.fr. Kannst du prüfen, ob Anfragen unbeantwortet geblieben sind?“
„Was ist diese Woche in facturation@entreprise.fr eingegangen?“
„Finde in clients@entreprise.fr den Austausch mit Maison Verdier zur Verlängerung.“
„Bereite eine Antwort auf die Nachfrage von Atelier Morel aus facturation@entreprise.fr vor.“
„Leite diese E-Mail aus dem Rechnungspostfach an compta@entreprise.fr weiter.“

Ein Support-Postfach sichten

Der Assistent listet drei unbeantwortete Anfragen im Support-Postfach auf Antwort und Weiterleitung als Entwürfe vorbereitet

Ein Rechnungspostfach sichten und ordnen

E-Mails der Woche im Rechnungspostfach E-Mail in einem Ordner abgelegt und Weiterleitung vorbereitet

Eine Antwort vorbereiten

Antwort im Entwurfsordner des freigegebenen Postfachs vorbereitet

Einen Austausch wiederfinden

Suche nach einem Austausch im Kundenpostfach Antwort im Kundenpostfach vorbereitet

Diese Screenshots zeigen fiktive Daten.

Wichtige Hinweise

Antworten und Weiterleitungen werden als Entwürfe im Ordner „Entwürfe“ des freigegebenen Postfachs erstellt. Sie werden im Namen des Postfachs versendet, nicht von Ihrer persönlichen Adresse.
Standardmäßig sendet der Assistent nichts: Sie prüfen den Entwurf und klicken dann auf Senden. Damit der Assistent selbst senden kann, aktivieren Sie das Papierflugzeug unter dem Eingabefeld (erfordert „Senden als“).

Fehlerbehebung

Der Assistent meldet, dass er keinen Zugriff auf das Postfach hat

Meldung	Ursache	Lösung
Outlook: „You don't have permission to add this account“	Der Benutzer hat keinen Vollzugriff auf dieses Postfach. Administratorrechte allein reichen nicht aus.	Der Microsoft-365-Administrator erteilt Vollzugriff; warten Sie danach bis zu einer Stunde.
Assistent: „Ich habe keinen Zugriff auf das Postfach …“	Vollzugriff fehlt, oder freigegebene Postfächer wurden nicht aktiviert / Outlook wurde in Delos nicht erneut verbunden.	Prüfen Sie die Voraussetzungen und verbinden Sie Outlook in Delos erneut.
Assistent: „Die Adresse existiert nicht“	Tippfehler in der Adresse.	Übernehmen Sie die genaue Adresse aus Outlook.
Senden verweigert	Die Berechtigung „Senden als“ fehlt.	Der Microsoft-365-Administrator erteilt diese Berechtigung.