Das Arbeitskonto eines Workers: Was ist das?

Ein Delos-Worker handelt unter einer Identität. Das Arbeitskonto ist diese Identität: das Microsoft-365- oder Google-Workspace-Konto, das der Worker verwendet, um E-Mails zu lesen und zu senden, seinen Kalender zu verwalten, auf seine Dateien zuzugreifen und im Unternehmens-Messenger zu kommunizieren.

Dieser Artikel erklärt, was dieses Konto enthält, wie Delos es mit den Diensten verknüpft und was sich für den Worker ändert, je nachdem, ob er eines hat oder nicht.

Die Kernidee

Ein Worker ist ein neuer Mitarbeiter. Wie jeder Kollege braucht er ein eigenes Konto bei Ihrem Anbieter, mit eigener Adresse, eigenem Postfach, eigenem Kalender und eigenem Dateispeicher.

Alles, was er sendet, trägt dann seinen Namen, nicht den des Managers, der ihn eingerichtet hat, und jede Aktion wird in Ihren Protokollen unter seiner Identität nachvollzogen.

Drei Arbeitsbereiche sind möglich:

Ein Worker mit Microsoft 365 oder Google Workspace behält seine Delos-Adresse: Sie funktioniert weiterhin als Backup- und Wiederherstellungsadresse.

Was das Arbeitskonto abdeckt

Das Arbeitskonto ist ein einziges Konto, das mehrere Dienste trägt. Eine einzige Verbindung gibt Delos Zugriff auf jeden davon, im Rahmen dessen, was genehmigt wurde.

Jeder Dienst hat einen eigenen Schalter im Tab Arbeitskonto des Workers. Das Ausschalten eines Dienstes hält das Konto verbunden, entfernt aber die entsprechenden Werkzeuge vom Worker.

Der Kalender folgt der Mail-Berechtigung: Wird Mail deaktiviert, werden beide pausiert.

Wie Delos es speichert

Technisch besteht ein Arbeitskonto aus zwei Objekten:

• Die Verbindung: das von Microsoft oder Google erhaltene OAuth-Token mit der Konto-Adresse, der verwendeten Anwendung und der genauen Liste der gewährten Berechtigungen. Es gibt eine Verbindung pro Konto, unabhängig davon, wie viele Dienste sie bedient. Die Token-Aktualisierung erfolgt über diese Verbindung, einmal für alle Dienste.
• Die Verknüpfungen: eine pro Dienst, die besagt: „Dieser Worker verwendet diese Verbindung für Outlook", „für Teams" usw. Jede Verknüpfung trägt ihren eigenen Schalter und ihre eigenen Einstellungen (geteilte Postfächer, überwachte Ordner, Auslöserregeln).

Eine Verknüpfung hat eine Rolle: workspace für das Arbeitskonto, connector für ein geteiltes Konto (siehe Artikel Arbeitskonto und geteilte Konten).

Ein Worker hat nur ein Arbeitskonto pro Anbieter, und eine Adresse kann nur das Arbeitskonto eines einzigen Workers sein.

Was auf dem Arbeitskonto läuft

Sobald ein Arbeitskonto verbunden ist, nutzen mehrere Hintergrundmechanismen es ohne Zutun des Workers:

• Das Postfach wird in Delos synchronisiert und überwacht: eine eingehende E-Mail kann den Worker auslösen.
• Der Kalender wird unter seiner Identität gelesen und beschrieben, einschließlich der Erstellung von Online-Meetings.
• Die ausgewählten Dateiquellen (SharePoint-Sites, Google Drive) werden je nach gewähltem Modus pro Quelle in seinem Drive synchronisiert: neu synchronisierte Kopie, Offline-Kopie oder Live-Lesung.
• Teams: seine Unterhaltungen und Kanäle werden im Tab Kommunikation gespiegelt, und ihm geschriebene Nachrichten können ihn gemäß den Auslöserregeln wecken.

Wenn der Worker ein Werkzeug verwendet (E-Mail senden, auf Teams posten, Datei lesen), handelt er vorrangig mit dem Arbeitskonto. Ein geteiltes Konto wird nur verwendet, wenn der Dienst nicht vom Arbeitskonto abgedeckt ist oder wenn die Aufgabe es ausdrücklich nennt.

Berechtigungen

Delos fordert vom Anbieter nur das, was Ihre Organisation genehmigt hat.

Auf der Microsoft-Seite gewährt ein Administrator die Berechtigungen einmal für die gesamte Organisation in Einstellungen → Workspace-Richtlinien, Dienst für Dienst und Stufe für Stufe (Lesen, Lesen und Schreiben). Das Arbeitskonto eines Workers kann nicht mehr erhalten, als dort gewährt wurde: Fehlt eine Berechtigung, zeigt die Verbindung an, welcher Dienst noch auf eine Genehmigung wartet.

Auf der Google-Seite gibt es keine Organisations-Zustimmung: Die Kontoverbindung genügt, sofern ein Administrator keine Drittanbieter-Apps eingeschränkt hat — in diesem Fall muss er Delos in seiner Konsole als genehmigt markieren.

Die gewährten Berechtigungen werden auf der Verbindung gespeichert. Wenn Delos beginnt, eine neue Berechtigung anzufordern (z. B. nach dem Hinzufügen einer Teams-Funktion), signalisiert die Richtlinien-Seite, dass die Zustimmung aktualisiert werden muss. Nichts wird unterbrochen: Das Konto funktioniert mit dem Bestehenden weiter, nur die neue Funktion wartet auf die Aktualisierung.

Das eigene Konto verleihen: vermeiden

Es ist möglich, Ihr eigenes Konto als Arbeitskonto des Workers zu verbinden. Delos kennzeichnet dies deutlich: „Dieses Arbeitskonto ist Ihres".

Der Worker handelt dann in Ihrem Namen, E-Mails gehen von Ihrer Adresse aus, Ihre Kollegen sehen Ihren Namen, und seine Aktionen erscheinen als Ihre.

Das ist für einen Test akzeptabel, nicht für einen Worker im Produktivbetrieb. Geben Sie ihm so bald wie möglich ein eigenes Konto.

Ändern oder trennen

• Arbeitsbereich wechseln trennt von selbst nichts. Delos fragt Sie, was mit jedem alten Konto geschieht: es als geteiltes Konto behalten (der Worker liest es weiter, handelt aber nicht mehr unter diesem Namen) oder es trennen.
• Das Arbeitskonto trennen entfernt sein Postfach, seinen Kalender und die synchronisierten Quellen, widerruft die Empfangsabonnements (Mail, Teams) und löscht die Verbindung. Beim Anbieter wird nichts widerrufen: Das Konto existiert weiterhin in Ihrem Tenant; es liegt an Ihnen, es zu schließen oder neu zuzuweisen.

Zusammenfassung