Dar una cuenta de trabajo a un worker

Por defecto, un worker trabaja en el Workspace de Delos. Para que actúe bajo la identidad de su empresa, con un buzón de Outlook o Gmail, una agenda, archivos y Teams o Google Chat, dele una cuenta de trabajo de Microsoft 365 o Google Workspace.

Este artículo describe el procedimiento de principio a fin.

Prerrequisitos

• Ser manager del worker en Delos.
• Poder crear una cuenta en su consola de administración de Microsoft 365 o Google Workspace, o conocer a alguien que pueda.
• Para Microsoft: un propietario de la organización de Delos ha concedido los permisos en Ajustes → Políticas del espacio de trabajo. Sin ello, la conexión se detiene en un mensaje que le invita a solicitarlo.

Paso 1 — Elegir la cuenta de trabajo

1. Abra la ficha del worker, pestaña Cuenta de trabajo.
2. En la sección Esenciales, elija dónde va a trabajar el worker: Microsoft 365, Google Workspace o Delos.
3. Haga clic en Elegir para el proveedor retenido. La página muestra un recorrido en tres pasos que puede abandonar y reanudar.

Paso 2 — Crear la cuenta del worker en el proveedor

Hacerlo en su consola de administración, exactamente como para un recién llegado.

1. Cree un usuario a nombre del worker, con una dirección en su dominio.
2. Indique como dirección de respaldo la dirección Delos mostrada en la página: el worker recibe allí los códigos de verificación, lo que evita pasar por un teléfono.
3. Asígnele las licencias necesarias (Exchange, Teams, OneDrive por el lado de Microsoft; Gmail, Drive por el lado de Google).

También puede conectar su propia cuenta. Delos lo señalará como «Esta cuenta de trabajo es suya»: el worker enviará en su nombre. Resérvelo para una prueba.

Paso 3 — Conectar la cuenta al worker

1. Haga clic en Conectar todo, o conecte los servicios uno por uno.
2. Se abre una ventana del proveedor. Inicie sesión con la cuenta creada para el worker, no con la suya. Delos rechaza una dirección que ya sea la cuenta de trabajo de otro colaborador.
3. Autorice los permisos solicitados. Corresponden a lo que su organización ha aprobado, ni más ni menos.
4. De vuelta en Delos, la página se convierte en el resumen de la cuenta: los servicios conectados, sus interruptores y la dirección bajo la que actúa el worker.

Caso Microsoft: aprobación del administrador

Si Microsoft responde que la aplicación exige la aprobación de un administrador, un propietario debe conceder los permisos en Ajustes → Políticas del espacio de trabajo y luego reconecta la cuenta. La página indica qué servicios están listos y cuáles esperan aún una aprobación.

Caso Google: aplicaciones de terceros restringidas

Google no concede nada a escala de la organización. Si su administrador ha restringido el acceso de aplicaciones de terceros, debe marcar Delos como aprobada en la consola de administración de Google, y entonces la conexión pasa.

Paso 4 — Ajustar lo que usa el worker

• Interruptores por servicio: apagar un servicio mantiene la cuenta conectada pero retira al worker las herramientas correspondientes. La agenda sigue al correo.
• Sitios de SharePoint / Google Drive: marque los sitios, drives o carpetas que colocar en el Drive del worker, y elija por fuente el modo de sincronización (copia resincronizada, copia sin conexión, lectura en directo).
• Teams: en la pestaña Comunicación, el panel Activación elige qué conversaciones despiertan al worker. Ver el artículo Teams Worker.

Verificar que funciona

Pídale al worker: «Envíame un correo de prueba desde tu buzón». El mensaje debe llegar desde la dirección del worker, no desde la suya. Su nombre aparece en la pestaña Comunicación de su ficha.

Cambiar o desconectar

• Cambiar de espacio de trabajo: elija otro proveedor en Esenciales. Delos le pregunta qué ocurre con la antigua cuenta: conservarla como cuenta compartida, o desconectarla con su buzón y sus correos.
• Desconectar: menú de la cuenta, Desconectar. El worker deja de enviar, archivar y recibir por esta cuenta. No se revoca nada en el proveedor: cierre o reasigne la cuenta en su consola.

Preguntas frecuentes

¿Hace falta una cuenta por worker? Sí. Una dirección solo puede ser la cuenta de trabajo de un único worker. Dos workers que deban leer el mismo buzón pasan por una cuenta compartida (ver Cuenta de trabajo y cuentas compartidas).

¿Conserva el worker su dirección Delos? Sí. Sigue activa y sirve como dirección de recuperación.

¿Debe la cuenta permanecer conectada en un navegador? No. Delos conserva una autorización de larga duración que renueva por sí mismo. Solo se pierde si un administrador la revoca o si la contraseña de la cuenta cambia con revocación de sesiones.