Cuenta de trabajo y cuentas compartidas: quién hace qué
Un worker puede usar varias cuentas de Microsoft o Google a la vez: la suya y las que se le prestan. Este artículo explica la diferencia, qué permite cada una y cómo elige Delos cuál usar.
Dos roles, no dos funcionalidades
| Cuenta de trabajo | Cuenta compartida | |
|---|---|---|
| A quién pertenece | Al worker | A usted, o a un colega |
| Bajo qué nombre actúa el worker | El suyo | El del propietario de la cuenta |
| Cuántas por worker | Una por proveedor | Las que haga falta |
| Dónde se gestiona | Pestaña Cuenta de trabajo | Pestaña Conectores y la sección Accesos compartidos |
| Para qué sirve | Correo, agenda, archivos, mensajería: todo lo que constituye la identidad del worker | Uno o varios servicios de una cuenta prestada: un buzón, una agenda, un drive |
Ambas se apoyan en el mismo mecanismo: una conexión OAuth y un enlace por servicio. La única diferencia es el rol del enlace. Una cuenta de trabajo lleva el rol workspace, una cuenta compartida el rol connector.
La cuenta de trabajo: la identidad del worker
Es la cuenta que el worker usa para escribir, archivar y recibir. Una por proveedor. Lleva el buzón sincronizado, la agenda, las fuentes de archivos y las suscripciones de Teams o Google Chat del worker. Todo lo que envía lleva el nombre de esta cuenta.
Una dirección solo puede ser la cuenta de trabajo de un único worker. Si intenta conectar como cuenta de trabajo un buzón que ya pertenece a un colega, Delos se niega y le propone compartirlo.
Ver La cuenta de trabajo de un worker: ¿qué es? y Dar una cuenta de trabajo a un worker.
La cuenta compartida: un acceso prestado
Una cuenta compartida es una cuenta que pertenece a otra persona y que el worker puede leer y usar: su buzón para que ordene sus correos, la agenda de un colega para reservar huecos, el buzón genérico support@ del equipo.
No es la identidad del worker: cuando envía desde esta cuenta, aparece el nombre del propietario.
Una cuenta compartida puede prestar uno o varios servicios. Cada servicio se gestiona en la pestaña Conectores con su propio interruptor. La sección Accesos compartidos de la pestaña Cuenta de trabajo resume todo lo que el worker lee además de su propia cuenta.
Cómo prestar una cuenta
- Abra la ficha del worker, pestaña Conectores.
- En la tarjeta del servicio (Outlook, Gmail, Teams, Google Drive…), elija añadir una cuenta compartida.
- Conéctese con la cuenta a prestar. Si esa dirección es la cuenta de trabajo del worker, Delos se niega: una cuenta no puede ser a la vez suya y un préstamo.
- El servicio aparece como cuenta compartida, con la dirección del propietario.
Buzones compartidos de Microsoft
Caso particular: un buzón compartido de Exchange (support@, facturacion@) no tiene cuenta propia. El worker accede a él mediante una cuenta que tiene el derecho, la suya o una compartida, siempre que la organización haya concedido los permisos de buzones compartidos en las Políticas. Se conecta desde la pestaña Correo del worker.
Cómo elige Delos la cuenta
Cuando varias cuentas cubren el mismo servicio, la regla es fija e idéntica en todas partes:
- La cuenta de trabajo primero. Las herramientas del worker, la recepción de correos, las suscripciones de Teams, las fuentes de SharePoint: todo usa la cuenta de trabajo si tiene una para ese servicio.
- Si no, la cuenta compartida más antigua. Un worker sin cuenta de trabajo de Microsoft pero con una cuenta compartida de Outlook recibe y envía por esa cuenta compartida, bajo el nombre de su propietario.
- Salvo que la tarea nombre otra cuenta. Cuando pide «responde desde el buzón de soporte», el worker usa esa cuenta para esa acción.
Consecuencia que conviene conocer: un worker que solo tiene una cuenta compartida de Teams está sincronizado y activado en Teams, pero todo lo que escribe allí lleva el nombre del propietario de la cuenta. Si no es lo deseado, dele una cuenta de trabajo.
Los casos que se repiten
Quiero que el worker ordene mis correos sin enviar en mi nombre. Preste su buzón como cuenta compartida y deje el envío a la cuenta de trabajo del worker. En las reglas del Cortafuegos, puede prohibir el envío desde el buzón compartido.
Dos workers deben leer el mismo buzón. Ambos lo toman como cuenta compartida. Solo uno puede tenerlo como cuenta de trabajo, y la regla de unicidad lo impide de todos modos.
Conecté mi cuenta como cuenta de trabajo por error. La ficha del worker lo muestra: «Esta cuenta de trabajo es suya». Dele su propia cuenta y, al cambiar, elija Conservarla como cuenta compartida: el worker sigue leyendo su buzón sin actuar ya bajo su nombre.
Retiro una cuenta compartida, ¿qué pierde el worker? Todo lo que esa cuenta prestaba: el buzón y sus correos, la agenda, los archivos sincronizados, las suscripciones de Teams que corrían sobre ella. Las rutinas que vigilaban ese buzón se pausan. La cuenta en sí no se toca en el proveedor.
La cuenta compartida está desconectada o su contraseña cambió. Delos marca la conexión como revocada y el worker deja de usarla. Reconéctela desde la pestaña Conectores: la misma dirección recupera su lugar en todos los servicios que prestaba.
En resumen
- Cuenta de trabajo: la identidad del worker. Una por proveedor. Actúa bajo ese nombre.
- Cuenta compartida: un acceso prestado. Las que haga falta. Actúa bajo el nombre del propietario.
- Prioridad: cuenta de trabajo, si no la cuenta compartida más antigua, salvo indicación explícita en la tarea.