La cuenta de trabajo de un worker: ¿qué es?

Un worker de Delos actúa bajo una identidad. La cuenta de trabajo es esa identidad: la cuenta de Microsoft 365 o Google Workspace que el worker utiliza para leer y enviar correos, gestionar su agenda, acceder a sus archivos y comunicarse en la mensajería de la empresa.

Este artículo explica qué contiene esta cuenta, cómo Delos la vincula a los servicios y qué cambia para el worker según tenga una o no.

La idea clave

Un worker es un recién llegado. Como cualquier colaborador, necesita una cuenta propia en su proveedor, con su dirección, su buzón, su agenda y su espacio de archivos.

Todo lo que envía lleva entonces su nombre, no el del manager que lo configuró, y cada acción que realiza queda trazada bajo su identidad en sus registros.

Tres espacios de trabajo son posibles:

Un worker en Microsoft 365 o Google Workspace conserva su dirección Delos: sigue funcionando como dirección de respaldo y recuperación.

Qué cubre la cuenta de trabajo

La cuenta de trabajo es una cuenta única que abarca varios servicios. Una sola conexión da a Delos acceso a cada uno de ellos, dentro de los límites de lo aprobado.

Cada servicio tiene su propio interruptor en la pestaña Cuenta de trabajo del worker. Desactivar un servicio mantiene la cuenta conectada pero retira las herramientas correspondientes al worker.

La agenda sigue el permiso del correo: desactivar Correo pone ambos en pausa.

Cómo lo almacena Delos

Técnicamente, una cuenta de trabajo se compone de dos objetos:

• La conexión: el token OAuth obtenido de Microsoft o Google, con la dirección de la cuenta, la aplicación utilizada y la lista exacta de permisos concedidos. Hay una conexión por cuenta, independientemente del número de servicios que atienda. La renovación del token se hace sobre esta conexión, una sola vez para todos los servicios.
• Los enlaces: uno por servicio, que indica «este worker usa esta conexión para Outlook», «para Teams», etc. Cada enlace lleva su propio interruptor y su propia configuración (buzones compartidos, carpetas vigiladas, reglas de activación).

Un enlace tiene un rol: workspace para la cuenta de trabajo, connector para una cuenta compartida (ver el artículo Cuenta de trabajo y cuentas compartidas).

Un worker solo tiene una cuenta de trabajo por proveedor, y una dirección solo puede ser la cuenta de trabajo de un único worker.

Qué funciona sobre la cuenta de trabajo

En cuanto se conecta una cuenta de trabajo, varios mecanismos en segundo plano la utilizan sin acción del worker:

• El buzón se sincroniza en Delos y se vigila: un correo entrante puede activar al worker.
• La agenda se lee y escribe bajo su identidad, incluida la creación de reuniones en línea.
• Las fuentes de archivos elegidas (sitios de SharePoint, Google Drive) se sincronizan en su Drive, según el modo elegido por fuente: copia resincronizada, copia sin conexión o lectura en directo.
• Teams: sus conversaciones y canales se reflejan en la pestaña Comunicación, y los mensajes que se le escriben pueden despertarlo según las reglas de activación.

Cuando el worker usa una herramienta (enviar un correo, publicar en Teams, leer un archivo), actúa prioritariamente con la cuenta de trabajo. Una cuenta compartida solo se usa si el servicio no está cubierto por la cuenta de trabajo, o si la tarea la nombra explícitamente.

Los permisos

Delos solo pide al proveedor lo que su organización ha aprobado.

Del lado de Microsoft, un administrador concede los permisos una vez para toda la organización en Ajustes → Políticas del espacio de trabajo, servicio por servicio y nivel por nivel (lectura, lectura y escritura). La cuenta de trabajo de un worker no puede obtener más de lo concedido allí: si falta un permiso, la conexión indica qué servicio sigue esperando una aprobación.

Del lado de Google, no hay consentimiento de organización: basta con la conexión de la cuenta, salvo que un administrador haya restringido las aplicaciones de terceros, en cuyo caso debe marcar Delos como aprobada en su consola.

Los permisos concedidos se registran en la conexión. Cuando Delos empieza a solicitar un permiso nuevo (por ejemplo tras añadir una función de Teams), la página de Políticas señala que hay que actualizar el consentimiento. No se corta nada: la cuenta sigue funcionando con lo que tiene, y solo la función nueva espera la actualización.

Prestar su propia cuenta: evitarlo

Es posible conectar su propia cuenta como cuenta de trabajo del worker. Delos lo señala claramente: «Esta cuenta de trabajo es suya».

El worker actúa entonces en su nombre, los correos salen de su dirección, sus colegas ven su nombre y sus acciones aparecen como suyas.

Es aceptable para una prueba, no para un worker en producción. Dele su propia cuenta cuanto antes.

Cambiar o desconectar

• Cambiar de espacio de trabajo no desconecta nada por sí solo. Delos le pregunta qué ocurre con cada cuenta anterior: conservarla como cuenta compartida (el worker sigue leyéndola, pero ya no actúa bajo ese nombre) o desconectarla.
• Desconectar la cuenta de trabajo retira su buzón, su agenda y sus fuentes sincronizadas, revoca las suscripciones de recepción (correo, Teams) y elimina la conexión. No se revoca nada en el proveedor: la cuenta sigue existiendo en su tenant; le corresponde cerrarla o reasignarla.

En resumen